Bezpieczeństwo danych w Excelu

On-line only no. 16/2018

Informacja rządzi światem. Jest to widoczne zwłaszcza teraz, kiedy świat cyfrowy ściera się ze światem realnym i oba przenikają się nawzajem. Dzisiaj to informacja decyduje o tym, kto wygrywa wybory, jak będzie kształtował się kurs akcji spółek notowanych na giełdzie, czy konkurencja wyprzedzi nas na rynku itd. To wszystko sprawia, że coraz częściej słyszymy o cyberprzestępstwach, których głównym celem jest kradzież danych. W środowisku gospodarczym wiele informacji jest przetwarzanych i gromadzonych za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. Dlatego niezmiernie ważnym aspektem, biorąc po uwagę powyższy wstęp, jest zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych.

Praca w programie Microsoft Excel daje nam możliwość zastosowania ochrony danych na poziomie pliku, struktury skoroszytu oraz samego arkusza. Każdy z tych poziomów ma inne przeznaczenie i jest włączany w zupełnie inny sposób.

Ochrona pliku

Jeżeli zależy nam na tym, aby inni użytkownicy nie mieli dostępu do zawartości konkretnego pliku, to przy jego zapisywaniu należy ustawić hasło przed otwarciem. W takim przypadku wszelka próba wejścia do pliku z poziomu programu Microsoft Excel będzie wymagała podania wcześniej nadanego hasła. Jego brak lub wprowadzenie niewłaściwego ciągu znaków, które zabezpieczają przed otwarciem pliku, spowoduje jego natychmiastowe zamknięcie bez możliwości podejrzenia zawartości.

Ponadto ten poziom ochrony pozwala również ustawić odrębne hasło potrzebne do włączenia pliku do jego dalszej edycji. Jeśli użytkownik, który próbuje otworzyć plik, nie zna hasła, to może go otworzyć, ale wtedy będzie on oznaczony jako tylko do odczytu. W takim przypadku wszelkie modyfikacje zawartości skoroszytu będzie można zapisać, ale tylko pod nową nazwą pliku, gdyż oryginalna jest chroniona przed nadpisaniem.

Jak w takim razie włączyć ochronę pliku? Otóż wystarczy postępować według poniższego schematu.

KROK 1. Uruchom polecenie Zapisz jako, aby wywołać okno dialogowe Zapisywanie jako.

KROK 2. Następnie kliknij strzałkę skierowaną w dół, z prawej strony polecenia Narzędzia i wybierz Opcje ogólne (Rysunek 1).

KROK 3. W oknie dialogowym Opcje ogólne wprowadź hasło przed otwarciem lub hasło przed zmianami i kliknij przycisk OK (Rysunek 2). Pamiętaj, że Excel rozróżnia wielkość liter, więc warto na to zwrócić uwagę, tworząc hasła. Zauważ również, że możesz zaznaczyć dodatkowe opcje: Zawsze z kopią zapasową oraz Zalecane tylko do odczytu.

KROK 4. Excel poprosi o ponowne wprowadzenie hasła w celu zweryfikowania jego poprawności (Rysunek 3).

KROK 5. Kliknij przycisk Zapisz. Od teraz ochrona pliku jest włączona.

Skoro wiemy już, w jaki sposób zabezpieczyć plik przed jego otwarciem lub zmianami, to warto zobaczyć, jak zachowuje się Excel, kiedy otwieramy plik z tego typu ochroną.

Otóż przy otwieraniu pliku program Excel wyświetla okno dialogowe z informacją, że plik jest chroniony. Wpisanie nieprawidłowego hasła spowoduje wyświetlenie stosownego komentarza informującego nas o tym fakcie.

Jeżeli włączona była ochrona przed zmianami, to pojawi się kolejne okno dialogowe informujące nas, że plik został zastrzeżony przez użytkownika. W takim przypadku mamy dwie możliwości, a mianowicie podać prawidłowe hasło umożliwiające jego edycję lub kliknąć przycisk Tylko do odczytu (Rysunek 4). W tym drugim przypadku będziemy mogli dokonać zmian wewnątrz, ale Excel uniemożliwi zapisanie ich pod tą samą nazwą.

W przypadku ochrony pliku w Excelu warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden aspekt. Otóż wielu użytkowników stosuje dwa różne hasła, tym samym decydując, którzy współużytkownicy mogą zapoznać się z zawartością pliku, a którzy mogą go również modyfikować. Jeśli i nam zależy na ograniczeniu uprawnień np. dla współpracowników, to warto rozważyć takie podejście do ustalania haseł.

Full access available for logged users only. Log in or select best subscription option here..

Log in Order a subscription

Source: Finanse i Controlling no. 60/2018

Ulubione Print

Also check

Analiza geoprzestrzenna sieci retail w Alteryx

INFO_19_30.jpg

Analiza geoprzestrzenna sieci sklepów pozwala podjąć decyzje dotyczące lokalizacji kolejnych punktów sprzedażowych na podstawie takich danych jak informacje demograficzne czy o średnich zarobkach. Analiza taka zajmuje jednak dużo czasu, ale narzędzie Alteryx pozwala na proste zautomatyzowanie powtarzalnych zadań.

Read more

Przygotowywanie raportów cyklicznych - jak do tego podejść?

INFO_19_27.jpg

Raporty cykliczne to controllingowa codzienność. Zbieranie danych, przetwarzanie ich na raporty zarządcze oraz ich późniejsza analiza to sekwencja czynności wykonywanych w celu bieżącego monitorowania sytuacji w firmie. Warto ułożyć te czynności w powtarzalne ciągi, bowiem usystematyzowany proces łatwiej nadzorować i realizować. W tym celu warto opracować grupę raportów, które wykonywane regularnie pomogą realizować zadania komórek analitycznych, a tym samym wesprzeć kadrę zarządzającą w podejmowaniu kluczowych decyzji.

Read more

Data driven company. O kierunkach ewolucji systemów informacji zarządczej

INFO_18_29.jpg

Chyba żadna z nowoczesnych koncepcji zarządzania nie jest tak bliska praktykom controllingu jak idea data-driven organization. Umiejętność efektywnego wykorzystania danych może być elementem budowania przewagi konkurencyjnej we wszystkich branżach – również tych uważanych za tradycyjne. Kultura i praktyka pogłębionej analityki biznesowej uwalniające potencjał ukryty w danych nie muszą być domeną liderów gospodarki cyfrowej czy globalnych gigantów. Praktycznie w każdej firmie możliwe jest wdrożenie rozwiązań i narzędzi dostarczających menedżerom obiektywnych, wiarygodnych informacji niezbędnych do codziennego prowadzenia biznesu...

Read more

Current issue

Go to

Partners

Reklama