int(1) int(2) Po co organizacji biuro projektów? | Procesy | Informacja Zarządcza

Project Management Office (biuro projektów, PMO) to jednostka, której rolą jest wspieranie zespołów projektowych podczas realizacji różnego rodzaju przedsięwzięć. Od tego, jak zostanie ona zorganizowana oraz jakie funkcje będzie pełnić, w dużej mierze zależy sukces projektów rozwijanych w organizacji. Warto zatem znać dobre praktyki w tym obszarze, a także unikać błędów, które mogą negatywnie wpływać na efektywność pracy.

PMO, czyli co?

PMO w praktyce wielu organizacji bywa określane na różne sposoby – niekiedy jest ono po prostu biurem projektów, innym razem nazywane jest biurem programów i portfelów projektów, a jeszcze innym – centrum zarządzania projektami. Różnice w nazewnictwie często wynikają z umiejscowienia PMO w strukturze organizacyjnej, a także zakresu działań i funkcji, jakie pełni ta jednostka. Możemy jednak wyznaczyć pewien zbiór zadań wspólnych, które pełnią wszystkie biura zarządzania projektami. Należą do nich między innymi:

  • Wsparcie procesu realizacji projektów na poziomie administracyjnym, na przykład w obszarze uzupełniania i prowadzenia dokumentacji projektowej, gromadzenia informacji i dokumentów niezbędnych do realizacji projektów, zarządzanie relacjami z podwykonawcami projektów;
  • Zajmowanie się działaniami dot. ZZL w projekcie – zarówno w obszarze kosztów i ewidencji czasu pracy, jak również rozwoju członków zespołu projektowego, planowania programów szkoleniowych dla członków projektów itp.;
  • Sprawowanie kontroli nad przebiegiem realizacji projektów, na wszystkich etapach cyklu ich życia, przeprowadzanie audytów i zarządzanie zmianą w projektach;
  • Zarządzanie portfelem projektów rozwijanych w organizacji;
  • Opracowywanie wewnątrzorganizacyjnych metod, procedur i standardów zarządzania projektami;
  • Kontrola budżetu projektów i zasobów przydzielonych do ich realizacji;
  • Zapewnienie sprawnego przepływu informacji między zespołami projektowymi.

Rodzaje PMO

Jeśli chodzi o różnice występujące między różnymi rodzajami biur projektów, to tzw. enterprise PMO pełnią funkcje strategiczne i odpowiadają za koordynację projektów na poziomie całej organizacji (centrali). Są one zatem umiejscowione bardzo wysoko w strukturze organizacyjnej, zaś członkowie biura odpowiadają bezpośrednio przed zarządem. Członkowie takiego PMO dbają o to, by projekty realizowane w organizacji były zgodne z jej celami i strategią rozwoju, a także nadzorują pracę biur działających na poziomie poszczególnych jednostek biznesowych. Takie biura często pełnią też funkcję centrum doskonałości, odpowiadając za opracowywanie standardów i procedur zarządzania, jakie mają być stosowane w całej organizacji.

Z kolei PMO działające na poziomie dywizji lub jednostek biznesowych odpowiadają za koordynację projektów w ramach konkretnego działu lub konkretnej spółki. Zajmują się one również zarządzaniem portfelami i programami projektów. Ich działalność ma również w dużej mierze charakter operacyjny, a jej celem jest wsparcie zespołów projektowych w ich codziennej pracy. Członkowie takich PMO odpowiadają z reguły przed zarządem konkretnej spółki lub przed dyrektorem zarządzającym danym departamentem.

W zależności od rozwiązań stosowanych w organizacji rola PMO może być ograniczona do konkretnego obszaru, na przykład związanego z zarządzaniem dokumentacją czy obsługą administracyjną. Dobrze ilustrują ten przykład Project Management Center of Excellence (PMCoE), których główną rolą jest ustalanie i wdrażanie w organizacji standardów zarządzania projektami, a także opracowywanie metod, praktyk i narzędzi, jakie w tym obszarze mają być stosowane w organizacji. Takie PMO mogą podlegać zarówno zarządowi, jak i kierownikom poszczególnych projektów.

Dostęp możliwy dla zalogowanych użytkowników serwisu. Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę

Zobacz również

Tylko on-line nr 22/2020

Wybór systemu WMS w czterech krokach

MC_67_79.jpg

Wybór właściwego systemu klasy WMS jest trudnym i czasochłonnym zadaniem. Błędny wybór może spowodować, że cele firmy nie zostaną zrealizowane, a koszty przekroczą potencjalne korzyści.

Czytaj więcej
Tylko on-line nr 22/2020

Marketing Automation w e-sprzedaży – czy automatyzacja załatwia wszystko?

Coraz bardziej popularna automatyzacja procesów staje się orężem również w rękach marketerów. Dobrze wykorzystana, pozwala uratować porzucone koszyki zakupowe, wpłynąć na sprzedaż w okresach spadku popytu, zwiększyć efektywność promocji czy budować dobre relacje z klientem. Jak wszystko ma ona jednak swoje granice. Dlatego również w działalności e-commerce są obszary, które nie zawsze warto automatyzować.

Czytaj więcej

Czego boją się przedsiębiorcy? Nowoczesne narzędzia w prowadzeniu firmy vs. dotychczasowe rozwiązania

INFO_22_51.jpg

Trudno powiedzieć, co zapewnia firmie sukces – znacznie łatwiej wskazać, co zwykle przyczynia się do jej porażki. Błędne decyzje finansowe, nieudolne zarządzanie, opieranie się na utartych schematach to ledwie wierzchołek góry lodowej. Przedsiębiorcy wiedzą o tym doskonale – zapytani o przepis na porażkę, wskazują lenistwo, brak elastyczności i komunikacji. Skoro jednak wszyscy zgadzamy się, że kluczem do zwycięstwa jest to, by świadomie i z planem przeć do przodu, to dlaczego wciąż w naszych firmach królują niewydajne rozwiązania?

Czytaj więcej

Numer bieżący

Przejdź do

Partnerzy

Reklama