BPMN uniwersalnym językiem biznesu ogólne spojrzenie na model

Bartosz Banduła Tomasz Wojdyński   Informacja Zarządcza 8/2017 Tekst otwarty
INFO_08_27.jpg

Jedną z najważniejszych kwestii we współczesnym świecie biznesu jest komunikacja. Zapewnienie odpowiedniej przejrzystości przekazu jest zatem kluczowe. Autorzy serii publikacji chcą pokazać czytelnikowi, jak notacja Business Process Modeling Notation (BPMN) spełnia ten warunek. Użyteczność tej metody zapisu przebiegu procesów rośnie wraz z wykorzystaniem narzędzi informatycznych.

Niniejszy artykuł jest pierwszym w serii przybliżającym zapis rzeczywistości biznesowej, który pozwala nie tylko w sposób czytelny i łatwy do zrozumienia ją przedstawić odbiorcy, ale przy okazji daje możliwość analizy poprzez symulację. Autorzy od samego początku będą podkreślać tę możliwość, gdyż wyróżnia się ona znacząco na tle pozostałych celów, jakie osiąga się przez takie działania. Do tych pozostałych – oczywistych – należą dokumentacja procesów, źródło informacji dla pracowników o sposobie wykonania zadań, sposób informowania interesariuszy zewnętrznych o przebiegu procesów ich obsługi, elementarz dla nowo przyjmowanych pracowników.

Punktem wyjścia do przedstawienia wspomnianych zagadnień będzie model procesu analizy jakości syropu w wiodącym koncernie farmaceutycznym. Proces ten będzie tłem dla całego cyklu artykułów wprowadzających do tematyki modelowania. Autorzy długo wahali się, czy prezentować idee i techniki związane z modelowaniem procesów w notacji BPMN ver. 2 na konkretnym case study, czy może próbować to zobrazować na abstrakcyjnym przykładzie. Jednak za wyborem tego pierwszego sposobu, czyli zastosowania konkretnego nazwanego procesu dotyczącego określonej sytuacji, przemawia łatwość zrozumienia. Czytelnikowi zaś autorzy pozostawiają próbę przełożenia przedstawianych zagadnień na swoją praktykę.

Przedstawienie modelowanego procesu

Proces dotyczy analizy jakościowej leku w postaci syropu w laboratorium chemicznym i przebiega następująco: do laboratorium przychodzi próbka leku, którą należy zbadać pod kątem zachowania parametrów jakościowych. Próbka trafia do pokoju przyjmowania prób, gdzie jest rejestrowana. Jeżeli jest próbką „normalną”, jest rejestrowana w systemie ewidencyjnym. Jeżeli jest to próba „walidacyjna”, to jest rejestrowana poprzez zeszyt prób.

Po zarejestrowaniu trafia ona do dedykowanej szafy. Następnie analityk przychodzi, aby ją pobrać – fakt poboru próby jest rejestrowany (w zależności od tego, czy próbka jest normalna czy walidacyjna – w systemie rejestrowym lub zeszycie).

Próbka przenoszona jest na stanowisko laboratoryjne, gdzie dokonywana jest analiza. Polega na jednoczesnym wykonaniu czynności przez trzech różnych analityków:

  • analizy klasycznej1,
  • analizy zawartości substancji czynnej,
  • oznaczenia zawartości alkoholu etylowego.

Każdy z analityków na końcu swojego procesu dokonuje oceny uzyskanego wyniku.

Po zakończeniu trzyetapowej analizy następuje weryfikacja danych. Jeśli wyniki trzech analiz są pozytywne, to ta informacja wpisywana jest do systemu rejestrowego, a produkt, którego dotyczy próbka, może być przekazany do dystrybucji. Jeśli którakolwiek część analizy dała rezultat negatywny, to rozpoczyna się dochodzenie laboratoryjne. W takim przypadku w pierwszej kolejności sprawdzane jest, czy analityk zgłaszający wynik negatywny nie popełnił błędu obliczeniowego. Jeśli wykryto błąd w jego obliczeniach, to jest on korygowany, a produkt kierowany do dystrybucji. Jeśli nie wykryto błędu obliczeniowego, to weryfikacji podlega całość analizy poprzez powtórzenie całego procesu badania. Jeżeli wynik nadal jest negatywny, oznacza to złą jakość produktu i dyskwalifikację całej serii z procesu dystrybucji. Jeśli wynik jest pozytywny, to partia produktu jest przekazywana do dystrybucji.

Ten opis procesu biznesowego zostanie teraz przedstawiony na modelu wykonanym w notacji BPMN ver. 2.

Czytelnik zatem będzie mógł od razu zweryfikować pod swoim kątem powszechną opinię, że rysunek jest wart więcej niż tysiąc słów.

Nie wdając się na razie w szczegóły implementacji samej notacji BPMN ver. 2, przeanalizujemy ten schemat fragmentami – zwiększając je w celu poprawienia czytelności jego poszczególnych elementów. Do elementów tych zaliczamy zdarzenia, linie łączące oznaczające przepływ pracy, czynności, miejsca podejmowania decyzji lub rozgałęzień procesu (bramki) oraz uzupełniające informacje dodatkowe (artefakty).

Na Rysunku 2 przedstawiono początek modelu procesu, który zawiera opis organizacji, w której proces się odbywa, zwanej w BPMN basenem – napis „Firma farmaceutyczna”. Kolejno wskazany jest dział, w którym zachodzi proces – napis „Laboratorium”. W nomenklaturze standardu nazywany jest torem. Cały proces rozpoczyna zdarzenie początkowe, które oznaczone jest kółkiem (1), po którym następują wykonywane czynności (2 i 3) połączone liniami wskazującymi przebieg procesu. Dodatkowo przebieg procesu oznaczony jest kierunkiem strzałek kończących linię przebiegu procesu. Numery użyte w opisie to funkcjonalność samego oprogramowania iGrafx for Six Sigma i pomimo niezachowanej kolejności zostaną przez autorów wykorzystane w opisie.

Lakoniczny opis poszczególnych elementów jest spowodowany faktem, że będą one szczegółowo omówione w kolejnych częściach cyklu artykułów.

Kolejny Rysunek 3 przedstawia dalszy fragment przebiegu procesu, w którym pojawia się miejsce podejmowania decyzji. Następuje tutaj rozwidlenie przebiegu procesu, a realizowane jest to za pomocą tzw. bramki logicznej „Albo” (oznaczona numerem 4 na rysunku). Jeśli seria jest „normalna”, przebieg zostanie skierowany do czynności oznaczonej numerem 5, tj. Rejestracja w SAP; w przypadku gdy seria jest „walidacyjna”, przebieg przechodzi do czynności oznaczonej numerem 6, tj. Rejestracji w zeszycie. Kolejnym etapem na obu ścieżkach przejścia jest bramka scalająca „Albo” oznaczona numerem 13, po przejściu której proces przechodzi do czynności oznaczonej numerem 14 – Próbka trafia do szafy.

Z czynności 14 – Próbka trafia do szafy – następuje przejście do czynności numer 15 – Pobranie próbki z szafy i rejestracja, kolejno do czynności Przeniesienie próbki na stanowisko laboratoryjne (numer 16), a następnie do czynności Przygotowanie do analizy (numer 40). Korzystając z okazji, że fragment ten jest najmniej skomplikowany, dodamy kolejną informację, która dotychczas nie była uwzględniona w tekście artykułu, a widoczna jest na modelu; są to artefakty, czyli informacje dodatkowe – tutaj zawierające czasy trwania poszczególnych czynności. Ich zastosowanie i sposób tworzenia będą omówione w kolejnych odcinkach omawiania metody modelowania.

Ten fragment jest najbardziej skomplikowaną częścią omawianego procesu, ale dowodzi on jednocześnie, że modelowaniu mogą podlegać również złożone rozwiązania. Po zakończeniu czynności Przygotowanie do analizy (40) proces przechodzi do bramki rozdzielającej Lub (46). Nazwa może być myląca dla czytelnika, a więc należy zwrócić uwagę, że w tym miejscu proces zostaje rozdzielony równocześnie na trzy przebiegi dziejące się równolegle:

  • Analizę klasyczną (24),
  • Analizę zawartości substancji czynnej (26),
  • Analizę zawartości etanolu (25).

Takie rozdzielenie jest sensowne ze względu na to, że każda z tych czynności wykonywana jest przez inną osobę, a zatem dzieje się równolegle. Gdyby sobie wyobrazić, że wykonuje je jedna i ta sama osoba, to przebieg oczywiście wyglądałby inaczej. Cechą charakterystyczną bramki rozdzielającej „Lub”, nie wdając się w szczegóły, jest to, że przebieg nią otwarty zamykany jest bramką scalającą „Lub” (47). Jak widać na Rysunku 5, czasy trwania poszczególnych czynności są różne, zatem zakończą się one w różnym momencie. Jednak proces będzie czekał na zakończenie wszystkich trzech czynności i przejście do następnej czynności z bramki scalającej „Lub” (47) do czynności Weryfikacja wyniku (31) nastąpi po zakończeniu czynności 25 i 26.

Z czynności 31 proces przechodzi do bramki decyzyjnej „Albo” (32), identycznej z elementem 4 omawianym wyżej. Jeśli badanie zakończyło się pomyślnie, to znaczy wszystkie typy analiz (24, 25, 26) zakończyły się sukcesem, to następuje przejście do wykonania czynności 33, tj. Wpisanie do SAP i zwolnienie produktu. Stąd krótka droga do zdarzenia 35, tj. zakończenia przebiegu procesu.

Jeśli jednak którakolwiek z analiz (24, 25, 26) zakończy się negatywnie w bramce 32, proces przechodzi do czynności 34 – Dochodzenie laboratoryjne. Po jego zakończeniu, jak widać na rysunku (artefakt), trwa ono 30 minut, następuje przejście do kolejnej bramki decyzyjnej „Albo”, w której zadaje się pytanie, czy nastąpił błąd analityka. Jeśli błędu nie stwierdzono, proces przechodzi do czynności Produkt złej jakości – dyskwalifikacja serii (41), a następnie do zdarzenia 42, tj. zakończenia przebiegu procesu.

Jeśli stwierdzono wystąpienie błędu spowodowanego przez analityka (któregokolwiek), to proces wraca do czynności 40 i następuje ponowny przebieg. Teoretycznie rozważając, można zauważyć, że taki proces może się nigdy nie skończyć. Jednak w kolejnych artykułach, w których uwzględnimy dodatkowe parametry, takie jak statystyki czynności, zobaczymy, że taka sytuacja jest praktycznie niemożliwa.

Założeniem wstępnym artykułu było zapoznanie czytelnika z ideą modelowania procesu biznesowego w notacji BPMN ver. 2 w celach informacyjnych i dokumentacyjnych. Jednak autorzy zwracają uwagę, że jest to dopiero początek działań i jedna z najważniejszych rzeczy – ich zdaniem – symulacja przebiegu procesu i wynikające z niej wielkości liczbowe (czas trwania, zużycie zasobów, kolejka) – będzie zamykała serię artykułów. Już po tym wstępnym artykule można zauważyć, że pomimo prostoty stworzonego modelu potrzebna jest znajomość przynajmniej niektórych jego fragmentów, np. element 46 – bramka rozdzielająca „Lub”. Zachęcamy więc do lektury kolejnych publikacji z tej serii.

Przypisy / Źródła

1 Dokładny opis wykonywanych czynności nie jest dla potrzeb tych rozważań istotny, więc zostanie pominięty, aby zachować przejrzystość wywodu.

Drukuj

Zobacz również

Archiwum

Polecamy