Power Query – rewolucja w programie Excel, która oszczędzi godziny

Bartosz Czapiewski   Informacja Zarządcza 12/2018 Tylko on-line

Była połowa 2013 r. Pierwsi użytkownicy programu Excel otrzymywali egzemplarze programu Excel 2013, gdy Microsoft udostępnił na swojej stronie premierową wersję dodatku do programu Excel o nazwie Power Query. Ten, kto się z nim zapoznał i śledził jego rozwój, już nigdy nie wrócił do tradycyjnego sposobu przygotowywania danych do raportów. Dziś, prawie pięć lat później, dodatek pozostaje w zasadzie nieznany użytkownikom programu Excel, mimo że trafił do Excela 2016/365, a pobrać może go każdy, kto dysponuje Excelem przynajmniej w wersji 2010.

Istnieje wiele różnych podejść do przygotowania danych do raportów w Excelu, a każdy użytkownik radzi sobie tak, jak potrafi. Są więc tacy, którzy przygotowują dane metodą „kopiuj i wklej”. Są i tacy, którzy kopiują tylko formuły. Najbardziej wybitni częściowo zautomatyzowali proces z użyciem VBA. Na każdym poziomie pracy z Excelem próbujemy jednak wykonywać podobne rzeczy:

  • pobierać dane z systemów i plików źródłowych,
  • wklejać je do arkuszy w programie Excel,
  • obudować formułami (z których najpopularniejsze to WYSZUKAJ.PIONOWO i SUMA.JEŻELI),
  • zbudować front graficzny w postaci dashboardów złożonych z tabeli i wykresów zwykłych lub przestawnych.

Jak zacząć pracę z Power Query?

  • Excel 2010/2013 – pobierz plik instalacyjny ze strony Microsoft: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=39379.
  • Pamiętaj, że język i wersję (koniecznie spójną z twoją wersją Excela: 32- lub 64-bitową) wybierasz, pobierając plik instalacyjny.
  • Excel 2016 – Power Query jest wbudowane w program. Zerknij do zakładki Dane (Data) > Pobieranie i Przekształcanie (Get & Transform).
  • Excel 365 – Power Query w pełni zastąpiło stare sposoby pobierania danych w interfejsie programu Excel.

Proces ten w wielu firmach i organizacjach jest powtarzany z taką częstotliwością, z jaką potrzebne są raporty – od dziennej przez tygodniową do miesięcznej. Proces ten jest też żmudny, ponieważ każdorazowo wymaga sprawdzenia formuł, danych, wyników, zanim wyślemy plik do odbiorców.

Nowy proces przygotowania raportu w programie Excel

Według mnie zaszły dwie rewolucyjne zmiany w programie Excel. Pierwsza to wprowadzenie tabel przestawnych, druga – wprowadzenie Power Query. Różnica jest tylko taka, że wprowadzenie Power Query odbyło się bez rozgłosu i pod różnymi nazwami, więc mamy do czynienia z cichą rewolucją, o której trzeba głośno mówić. Nowy proces przygotowania raportu wygląda tak, że nagrywamy, podobnie jak makro, ciąg powtarzalnych poleceń, klikając predefiniowane kroki w interfejsie. Na bieżąco obserwujemy (w oknie Zastosowane kroki) podgląd naszych danych, korygujemy błędy i sprawdzamy jakość. Do wyboru mamy szereg różnych poleceń, które umożliwiają wykonywanie działań na tabelach i kolumnach.

Przykład procesu przygotowania raportu przed Power Query

Oto przykładowy opis procesu przygotowania cotygodniowego raportu w jednej z firm produkcyjnych:

  1. Wyeksportuj dane z SAP jako CSV.
  2. Wczytaj dane z CSV do programu Excel.
  3. Podziel tekst jako kolumny.
  4. Skopiuj arkusz i wklej go do szablonu raportu.
  5. Skopiuj formułę WYSZUKAJ.PIONOWO, aby dla produktów odnaleźć elementy ze słownika (Kategoria, Podkategoria).
  6. Zmień źródło tabeli przestawnej.
  7. Odśwież tabelę przestawną na tabeli z SAP.
  8. Uaktualnij arkusz z budżetem.
  9. Uaktualnij formuły SUMA.JEŻELI.
  10. Zmień zakres wykresów w raporcie, obejmując również dane z nowego tygodnia.

Dostęp możliwy dla zalogowanych użytkowników serwisu. Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę

    Źródło: Finanse i Controlling 56/2018

Drukuj

Zobacz również

Archiwum

Polecamy