Dobrze wykonany dashboard to narzędzie pozwalające podejmować skuteczne decyzje biznesowe w firmie. Dzięki niemu możliwe jest nie tylko szybkie reagowanie na pojawiające się problemy czy kontrolowanie założonych celów, ale też skuteczna analiza danych. Firma, która posiada taki pulpit, może wypracować przewagę konkurencyjną i sprawnie zarządzać wybranymi obszarami działalności.

Niestety, nie każdy pulpit menedżera może poszczycić się mianem kluczowego narzędzia w przedsiębiorstwie. Czasami zdarza się, że po wdrożeniu dashboardu rzadko się z niego korzysta, by w końcu w ogóle o nim zapomnieć. Dlaczego więc firmowy dashboard przestaje być używany? Dzieje się tak, gdyż na etapie przed- i powdrożeniowym zostały popełnione błędy, które znacząco osłabiły jego użyteczność. Wspomniane mankamenty mogą dotyczyć sfery merytorycznej, wizualnej i technicznej dashboardu.

W tym artykule chciałbym przyjrzeć się najczęstszym błędom, które pojawiają się w każdej ze sfer pulpitów tworzonych w programie MS Excel, oraz zaproponować sposoby na naprawę zaistniałych niedoskonałości.

Sfera merytoryczna

Sfera merytoryczna dotyczy treści, jaką prezentuje dashboard. W tym obszarze pulpitów najczęściej dotykają dwa rodzaje błędów, które pojawiają się podczas definiowania potrzeb finalnego użytkownika dashboardu.

Pierwsza grupa błędów związana jest z próbą utworzenia dashboardu mającego zaspokoić potrzeby kilku grup odbiorców. Pulpit, którego zadaniem jest dostarczanie informacji zarówno dla kierownictwa, kadry menedżerskiej, jak i grona analityków, z góry może zostać uznany za nieprzydatny. Wspomniane grupy użytkowników potrzebują różnego zakresu danych, jak również odmiennych funkcji i środków przekazu, jakie może zaoferować dashboard.

Drugą grupę błędów stanowią błędy dotyczące wskaźników, tzw. KPI (Key Performance Indicators), które pojawiają się na pulpicie. Na wielu pulpitach KPI przedstawiane są bez kontekstu, przez co ich analiza nie prowadzi użytkownika dashboardu do podjęcia konkretnej decyzji. Jest to bardzo powszechny błąd sprowadzający dashboard do roli narzędzia mającego na celu jedynie informowanie o poziomach przyjętych wskaźników. Za przykład takiego wskaźnika możemy przyjąć wartość sprzedaży podaną dla pojedynczego okresu analizy. Element dashboardu przedstawiony w ten sposób pełni rolę wyłącznie informacyjną. Gdy tę samą sprzedaż przedstawimy w zestawieniu z określonym celem, nadamy wskaźnikowi dynamiki, która pozwoli na podjęcie decyzji np. o przyznaniu premii.

 

Sfera wizualna

Na sferę wizualną dashboardu składają się takie elementy jak: wykresy, filtry, pola z KPI oraz tabele. Błędy popełniane w tej sferze rzutują na łatwość odbioru prezentowanych na dashboardzie informacji i często stają się przyczyną wstępnego odrzucenia zaprojektowanego pulpitu. Co gorsza, wielu projektantów dashboardów często zaczyna pracę nad pulpitem właśnie od tej sfery, pomijając etap wcześniejszego zdefiniowania wskaźników, które chce się zaprezentować. Budowany w ten sposób dashboard musi dopasować swój przekaz do wizualnych ograniczeń, narzuconych mu przez projektanta.

Przedstawiony błąd często prowadzi do dalszych problemów, skutkujących przeładowaniem dashboardu danymi. Na dashboardzie powinny znaleźć się tylko te informacje, które są potrzebne jego odbiorcy do podejmowania decyzji. Tymczasem zdarza się, że prócz istotnych KPI na dashboardzie pojawiają się również wskaźniki, które zostały dodane np. w celach estetycznych lub na wypadek, gdyby kiedyś uznano je za przydatne. Przyjmuje się, że dobrze zbudowany dashboard nie powinien przedstawiać więcej niż 10 kawałków informacji. W przeciwnym razie odbiorcy pulpitu bardzo trudno będzie szybko wychwycić cenne dla niego informacje.

W końcu ostatnim, najistotniejszym błędem pojawiającym się w sferze wizualnej dashboardu są niedociągnięcia związane z tematem wykorzystywania dobrych praktyk wizualizacji danych na dashboardzie. Idea dashboardu zakłada przedstawienie ważnych dla odbiorcy informacji za pomocą nośników wizualnych, jakimi są wykresy. Sposób ten wykorzystuje zdolność ludzkiego mózgu do szybkiego przetwarzania i analizy informacji, która dochodzi do niego w postaci obrazu. Aby efekt ten zadziałał prawidłowo, konieczne jest, aby przekaz był dobrze dobrany do analizowanych danych oraz poprawnie sformatowany.

Całe szczęście, że świadomość użytkowników, dla których projektowane są dashboardy, staje się w tym zakresie coraz większa. Odbiorcy wyczuleni są na próby podrasowania dash­boardu efektownie wyglądającymi wykresami i krzykliwymi kolorami. Jako przykład tego rodzaju wykresów można podać popularne liczniki, które z powodzeniem zastępuje się zazwyczaj efektywniejszymi wykresami pociskowymi.

Równie istotne z punktu widzenia wizualizacji danych na dashboardzie jest poprawne formatowanie wykresów. Główne zasady dotyczące tej kwestii odnoszą się do eliminacji zbędnych elementów wykresu. Najczęściej popełniane błędy w tym zakresie dotyczą niewłaściwego etykietowania wykresu czy też dodawania zbędnych elementów mających go upiększyć.

Podobną wagę, z punktu widzenia poprawnego formatowania wykresu, należy przyłożyć do kwestii koloru na dashbordach. Zarówno w przypadku tła dashboardu, jego obramowań, jak i samych wykresów należy stosować się do zasad minimalizmu. Koloru należy używać oszczędnie i konsekwentnie, głównie do podkreślenia tych obszarów, gdzie powinna zostać skupiona uwaga odbiorcy pulpitu. Dobrze jest przyjąć zasadę tworzenia dashboardu w odcieniach szarości, które potem można bardzo dobrze skontrastować z kolorem mogącym symbolizować pozytywną lub negatywną zmianę, np. niebieskim i czerwonym. Wymieniony sposób posługiwania się kolorem tworzy dashboard bardziej przyjaznym również dla osób, które są daltonistami.

Ostatni rodzaj błędów, popełniany w sferze wizualnej, dotyczy rozmieszczenia poszczególnych elementów dash- boardu. Na dobrze zaprojektowanym dashboardzie dane powinny być ułożone zgodnie z hierarchią ich ważności. Najlepiej jest rozłożyć poszczególne wskaźniki KPI tak, by ich ważność układała się w kształt litery Z. Rozmieszczając poszczególne elementy dash­boardu, warto również pamiętać o zachowaniu równych odstępów pomiędzy nimi. Zachowanie tej reguły pozwala uniknąć tworzenia sztucznej separacji niektórych elementów dashboardu, która może niezamierzenie symbolizować przewagę wartości jednych elementów nad drugimi.

Sfera techniczna

Dashboard, z wyjątkiem wizualnie przedstawionych wskaźników, składa się również z całej palety różnych elementów mających zapewnić jego sprawne funkcjonowanie. W tej sferze również zdarzają się błędy mogące popsuć nawet najbardziej użyteczne narzędzie. Jednym z takich błędów jest brak dokumentacji technicznej dashboardu. Podczas tworzenia pulpitu często zapomina się o stworzeniu osobnego dokumentu, który opisywałby wszystkie funkcjonalności dashboardu, kwestie związane z zasilaniem w dane czy wyjaśnieniem obliczeń wykonywanych do zdefiniowania wskaźników. Nawet najlepszy dashboard potrzebuje czasami konserwacji, a gdy dokonuje się jej po dłuższym czasie, taka dokumentacja znacząco ułatwia szybką orientację w schematach działania pulpitu.

Osobną kwestię stanowią właściwe ustawienia elementów dashboardu w przypadku, gdy dane przedstawiane na wykresie mogą być filtrowane. Sytuacja taka może zaistnieć np. w przypadku użycia filtra zawężającego zakres prezentacji wykresu liniowego do jednego miesiąca. W efekcie wybrania takiego zakresu danych wykres liniowy pozostanie pusty. Dlatego, aby zabezpieczyć się przed taką sytuacją, warto tak skonfigurować wykres liniowy, aby w przypadku wyboru jednego okresu analizy wykres zmieniał się na wykres liniowy ze znacznikami.

Sytuacja, w której prawidłowe wyświetlenie wykresu może zostać zakłócone, występuje również w przypadku zaistnienia błędu w zakresie prezentowanych danych. Błąd argumentu lub błąd nieodnalezionej wartości to okoliczności, które mogą pojawić się podczas pobierania danych czy wykonywania obliczeń. W takiej sytuacji warto ustawić zabezpieczenia ukrywające błąd i, o ile to konieczne, wysyłające komunikat do użytkownika o zaistniałych nieprawidłowościach.

Inny rodzaj błędów, który pojawia się w sferze technicznej dash- boardu, dotyczy kwestii ustawień drukowania pulpitu. Pulpity menedżerskie używane są zazwyczaj na ekranie komputera, jednak nierzadko zdarza się, że obraz pulpitu należy wydrukować. W takim przypadku warto upewnić się, jak pulpit prezentuje się po wydrukowaniu. Czy mieści się na jednej stronie A4 i czy w przypadku druku czarno-białego znaczące informacje płynące z pulpitu nie zostaną utracone. Warto również sprawdzić, czy na pulpicie widoczna jest aktualna data, na jaką został sporządzony, oraz informacja o osobie sporządzającej wydruk.

Ostatnią grupą błędów, które występują po technicznej stronie pulpitów menedżerskich, są niedociągnięcia związane z poprawnością działania pulpitu. Końcowym etapem fazy wdrożenia dashboardu są jego testy. W tej fazie sprawdza się poprawność działania filtrów, prawidłowość wyliczania wskaźników oraz opcje związane z pobieraniem, transformacją i wyświetlaniem danych. Zbyt pobieżne przeprowadzenie tej fazy wdrożenia dashboardu skutkuje narastającym zniechęceniem użytkowników do pulpitu, który mógłby okazać się naprawdę przydatnym narzędziem zarządczym.

Stworzenie dobrego dashboardu, który stanie się nieodzownym narzędziem pracy w firmie, nie jest łatwym zadaniem. Proces ten komplikuje się z uwagi na liczne błędy, które można popełnić na każdym z etapów pracy nad pulpitem.

Znajomość zasad wizualizacji danych, umiejętność diagnozowania potrzeb finalnego użytkownika oraz biegłość w zakresie definiowania technicznej sfery dashboardu to główne obszary, w których może dojść do pomyłek. Kierowanie się zasadami podanymi w artykule z pewnością uchroni przed popełnieniem najpowszechniejszych błędów, jednak nie ustrzeże przed popełnieniem reszty z nich. W takich przypadkach niejednokrotnie okazuje się, że pomoc doświadczonego projektanta pozwala pokonać wszystkie trudności stające na drodze do stworzenia wymarzonego dashboardu.

Also check

Funkcje statystyczne MAX.K i MIN.K

W funkcjach statystycznych Excela dostępne są funkcje MAX oraz MIN, które pozwalają wyznaczyć największą oraz najmniejszą wartość w badanej próbie.

Read more
On-line only no. 19/2019

Sprawozdania finansowe XML - narzędzia, które pomogą wygenerować JPK SF

MC_63_83.jpg
Tematem numer jeden w pierwszym półroczu 2019 r. dla głównych księgowych i osób zaangażowanych w procesy sprawozdawcze w spółkach będzie dostosowanie procesów i narzędzi do raportowania sprawozdań finansowych w postaci plików XML. Spółki zostały zobligowane do spełnienia obowiązującego od października 2018 r. wymogu przesyłania do KRS i urzędu skarbowego sprawozdań finansowych w formie elektronicznej (JPK SF).
Read more
On-line only no. 19/2019

Controlling projektów informatycznych. Jak planować i raportować wykorzystanie zasobów?

CiRZ_5_7.jpg

Istotnym kryterium oceny projektów inwestycyjnych są od wielu lat mierniki finansowe. Tworzą one podstawę do oceny, weryfikacji i selekcji projektów, głównie za pomocą wyliczonych wielkości finansowych – umożliwiają przedstawienie projektów w postaci rankingów. Ci, którzy mają pomysł na nowe produkty bądź usługi skupiają swoją uwagę przede wszystkim na danych finansowych. Przygotowują business case według ustrukturyzowanej metody, co pozwala wyliczyć wskaźniki finansowe, takie jak: NPV, IRR, PB itd. Na podstawie tak wyliczonych wartości wskaźników finansowych mogą przystąpić do dalszej analizy i oceny projektów. Najczęściej po tym etapie następuje pierwsza selekcja projektów o najwyższych parametrach finansowych – co nie zawsze oznacza, że są to projekty najistotniejsze dla firmy.

Read more

Current issue

Go to

Partners

Reklama