Każda dobrze prosperująca firma sprzedażowa poświęca uwagę planowaniu sprzedaży na kolejne tygodnie oraz miesiące. Zebranie wszystkich danych od handlowców, z których każdy ma swój sposób zapisywania informacji, nie będzie prostym zadaniem. Z pomocą przychodzi narzędzie w Excelu, które znacznie ułatwi to zadanie. Wystarczy zadbać o ustandaryzowane dane wejściowe od handlowców, a praca nad zbiorczym planem sprzedażowym będzie dość przyjemna i z pewnością mniej narażona na popełnienie błędów niż ręczne sumowanie wartości.

Przygotowanie danych wejściowych

Prognozy w przedsiębiorstwie przygotowywane są kwartalnie dla wszystkich działów, czyli w naszym przykładzie sprzedawcy stacjonarni, pracujący w biurze oraz sprzedawcy pracujący w terenie. Poszczególni handlowcy z działów otrzymują od analityka ustandaryzowany plik, do którego będą musieli jedynie wpisać planowane wartości sprzedaży.

Aby móc korzystać z narzędzia do konsolidacji danych, musimy przygotować odpowiedni szablon.

Szablon, który będą wypełniali przedstawiciele handlowi, powinien być przygotowany w układzie macierzowym, mający kolejne miesiące w kolumnach oraz poszczególne produkty ułożone wierszami (Rysunek 1).

Niestety, często zdarza się, że pracownik wypełniając dane w tabeli/szablonie, zmieni lub usunie niechcący jakiś nagłówek. Z tego powodu warto zabezpieczyć plik przed działaniem niepożądanym.

Jest to istotne dla prawidłowego działania narzędzia konsolidacji. Wszystkie pliki, które będziemy łączyć ze sobą, muszą mieć identyczną budowę. Możemy również zaznaczyć w szablonie kolumny pierwszych trzech miesięcy, które powinny być uzupełnione danymi, co też będzie wizualną wskazówką dla handlowców (Rysunek 2).

Kiedy już zbudujemy szablon, musimy stworzyć tyle plików, ilu przedsiębiorstwo liczy sobie przedstawicieli handlowych. W naszym przykładzie to ośmiu handlowców, połowa pracująca w biurze, a druga połowa w terenie. Aby mieć wszystko uporządkowane, tworzymy zatem osiem plików z szablonem w folderze Konsolidacja (Rysunek 3).

Prawidłowo przygotowany plik z danymi uzupełnionymi przez przedstawiciela handlowego będzie jak na Rysunku 4.

Konsolidacja danych

Istnieją dwa sposoby konsolidowania danych według pozycji lub kategorii. W naszym przykładzie zastosujemy konsolidację według pozycji/położenia, czyli dane w obszarach źródłowych są ułożone w tej samej kolejności i mają takie same etykiety.

Ta metoda umożliwia konsolidowanie danych z różnych arkuszy, takich jak działy w przedsiębiorstwach, które zostały utworzone na podstawie tego samego szablonu. W pierwszej kolejności otwieramy wszystkie nadesłane i uzupełnione prawidłowo pliki od handlowców. W drugim kroku otwieramy nowy skoroszyt, w którym zastosujemy narzędzie konsolidacji i stworzymy zestawienie podsumowujące prognozowaną sprzedaż wszystkich przedstawicieli handlowych. Ustawiamy się na komórce A1 i wybieramy ze wstążki Dane -> Konsoliduj, które znajduje się w grupie Narzędzia danych (Rysunek 5). Pojawia nam się okno Konsolidowanie, które musimy poprawnie uzupełnić (Rysunek 6).

Full access available for logged users only. Log in or select best subscription option here..

Log in Order a subscription

Also check

Funkcje statystyczne MAX.K i MIN.K

W funkcjach statystycznych Excela dostępne są funkcje MAX oraz MIN, które pozwalają wyznaczyć największą oraz najmniejszą wartość w badanej próbie.

Read more
On-line only no. 19/2019

Sprawozdania finansowe XML - narzędzia, które pomogą wygenerować JPK SF

MC_63_83.jpg
Tematem numer jeden w pierwszym półroczu 2019 r. dla głównych księgowych i osób zaangażowanych w procesy sprawozdawcze w spółkach będzie dostosowanie procesów i narzędzi do raportowania sprawozdań finansowych w postaci plików XML. Spółki zostały zobligowane do spełnienia obowiązującego od października 2018 r. wymogu przesyłania do KRS i urzędu skarbowego sprawozdań finansowych w formie elektronicznej (JPK SF).
Read more
On-line only no. 19/2019

Controlling projektów informatycznych. Jak planować i raportować wykorzystanie zasobów?

CiRZ_5_7.jpg

Istotnym kryterium oceny projektów inwestycyjnych są od wielu lat mierniki finansowe. Tworzą one podstawę do oceny, weryfikacji i selekcji projektów, głównie za pomocą wyliczonych wielkości finansowych – umożliwiają przedstawienie projektów w postaci rankingów. Ci, którzy mają pomysł na nowe produkty bądź usługi skupiają swoją uwagę przede wszystkim na danych finansowych. Przygotowują business case według ustrukturyzowanej metody, co pozwala wyliczyć wskaźniki finansowe, takie jak: NPV, IRR, PB itd. Na podstawie tak wyliczonych wartości wskaźników finansowych mogą przystąpić do dalszej analizy i oceny projektów. Najczęściej po tym etapie następuje pierwsza selekcja projektów o najwyższych parametrach finansowych – co nie zawsze oznacza, że są to projekty najistotniejsze dla firmy.

Read more

Current issue

Go to

Partners

Reklama