Wdrożenie Robotic Process Automation to proces, do którego należy podejść w odpowiedni sposób. Warunkiem sukcesu jest dobra współpraca organizacji, która chce się rozwijać z firmą wdrożeniową. Ważna jest dobra komunikacja, która zakłada, że obie strony mówią tym samym językiem, rozmawiają o tych samych potrzebach i tych samych procesach, co nabiera szczególnego znaczenia już na etapie tzw. Proof of Concept.

Zrobotyzowana automatyzacja procesów, czyli Robotic Process Automation (w skrócie RPA), to zestaw działań, dzięki którym stworzony algorytm, naśladując ruchy człowieka, wykonuje konkretny proces w organizacji. Zwykle jest to praca monotonna, składająca się z ciągu powtarzalnych czynności, zawierająca duże ilości danych lub po prostu niewymagająca skomplikowanej analizy danych, którą musi wykonać człowiek.

Coraz więcej organizacji na polskim rynku ma już doświadczenie z robotyzacją. RPA to temat coraz bardziej popularny, poruszany na konferencjach naukowych, spotkaniach branżowych i meetupach. Rynek odczuwa popyt na to rozwiązanie i kierunek, w którym należy zmierzać, by się na nim liczyć i utrzymywać. Pierwszym krokiem podejmowanym przez chcące się rozwijać organizacje jest zapraszanie firm wdrożeniowych na spotkania briefingowe, po których firmy mogą przygotować formę tzw. Proof of Concept. W trakcie POC firmy wdrożeniowe prezentują na prawdziwych danych możliwości technologii RPA. Kluczowym elementem prowadzącym do sukcesu i podjęcia dalszej współpracy jest odpowiednie dobranie i opisanie procesu pod POC. Błędnie zrealizowany pierwszy krok może mieć negatywne skutki w postaci przedłużenia ofertowania, trudnych negocjacji, a ostatecznie niepodjęcia współpracy. Podczas analizy procesów informacje dotyczące czynności, które mają zostać zrobotyzowane, są nierzadko przekazywane ustnie, co naturalnie wiąże się z ryzykiem błędnej interpretacji, niezrozumienia i niepełnych danych. Jak więc skutecznie wybrać i opisać proces do robotyzacji, aby zapewnić obu stronom skuteczną i owocną współpracę?

Instrukcja

Instrukcje, zaraz po słownych opisach procesów, są najczęściej przekazywanymi deweloperom materiałami. Pomagają także w budowaniu algorytmów robota. Aktualny dokument, zawierający zdjęcia i szczegółowy opis danych etapów, może stanowić doskonały szkielet pracy dewelopera. Niestety, takie instrukcje nie są w przedsiębiorstwach standardem, często bywają nieaktualne i niedostosowane do najnowszych wersji oprogramowania. Tworzenie instrukcji jest czasochłonne i wymaga dobrej znajomości procesu, lecz finalnie jest to świetny materiał nie tylko dla robotyzacji, ale także jako materiał szkoleniowy dla innych członków załogi lub w sytuacji, gdy praca robota – z różnych względów – musi zostać wykonana przez człowieka.

Mapy BPMN

Właściciele procesów biznesowych, chcąc przedstawić proces graficznie, często wykorzystują Notacje i Modelowanie Procesów Biznesowych (Business Process Model and Notation), znany bardziej jako BPMN. Rysunek 1 przedstawia przykładowy schemat mapy BPMN. Tworzenie map procesów tą metodą zapewnia jednoznaczność, niezbędną do opisywania procesów w systemach np. ERP. Mapy te mogą przedstawiać proces w organizacji, przechodząc przez kilka działów lub nawet pionów – podjęcie próby opisania procesów w inny sposób nierzadko prowadzi do domysłów, niejednoznaczności i braku czytelności. Podczas analiz czynności, które miałby wykonywać robot, rozrysowujemy mapy w taki sposób, aby przedstawić proces od A do Z. Pozwala to na uświadomienie osobom decyzyjnym, jak ich czynności w danym procesie wpływają na cały mechanizm organizacyjny, a także pokazują, w których miejscach mogą znajdować się tzw. wąskie gardła, które hamują działania innych. Taka mapa może być dowolnie modelowana do momentu uzyskania najbardziej optymalnego modelu działania. Tworząc model docelowy pod robotyzację, możemy czytelnie przedstawić etapy cyklów w postaci kroków wykonywanych przez algorytm 1:1, a następnie zdecydować, które partie mogą zostać zrobotyzowane. Podczas jednego ze spotkań koncepcyjnych, podczas analizy etapów działania przyszłego robota, zostały one podzielone na autonomiczne podprocesy, które będą uruchamiane nie sekwencyjnie, jak planowano, lecz o różnych porach – właśnie dzięki mapie. Mapa pozwala w takiej sytuacji na spojrzenie na całość w sposób nieoczywisty, a równocześnie optymalny – czy cały proces musi być wykonywany jednocześnie? Dzięki wizualizacji w formie mapy łatwiej dojdziemy do wniosku, że proces można (i należy) podzielić na etapy i uruchamiać o różnych porach, zależnie od wykonywanej czynności.

Wizualizacja

Jeśli mamy już mapę procesu i instrukcje, możemy też zwizualizować proces krok po kroku poprzez nagranie filmu lub zrobienie zdjęć miejsc, w których ma być wykonana dana czynność. Jest to ciekawe rozwiązanie, ponieważ o ile stworzenie map procesowych i rozpisanie przenoszenia kilkudziesięciu danych z jednego pola pierwszego systemu do drugiego pola w innym systemie jest bardzo uciążliwe i nieczytelne, o tyle film pozwala na idealne odwzorowanie miejsc, które mają zostać wykorzystane. Nie musimy wybierać specjalistycznych programów do tego przeznaczonych, wystarczy funkcja Nagranie zawartości programu w PowerPoincie lub Recording Manager w Skype Business.

Wideo procesu pozwala pracującym zdalnie deweloperom na samodzielne działanie bez konieczności angażowania osób odpowiedzialnych za proces. Dodatkowym atutem posiadania print screena danego ekranu wykorzystywanym podczas procesu jest możliwość sprawdzenia, czy dane funkcjonalności są odzwierciedlone tak samo jak w przypadku działania człowieka. Mówię tutaj o systemach, w których można spersonalizować swoje ustawienia ekranu, jak np. Microsoft Dynamics AX. Również takie nagranie jest świetną formą dokumentacji technicznej i pomaga przekazać wiedzę podczas szkoleń procesowych.

Standaryzacja

Procesy w organizacjach są wykonywane przez wiele osób, co nierzadko prowadzi do powstawania wewnętrznych checklist, sprzecznych interpretacji procedur i innej sekwencji działań. Z tego względu na etapie analizy procesu do robotyzacji niezbędne jest upewnienie się, że dane wsadowe są jednolite – a jeśli nie, przeprowadzenie skutecznej standaryzacji. Przykład: firma ma kilkanaście oddziałów w całej Polsce, a każdy z nich wysyła listy do osób fizycznych lub do innych organizacji. Każda przesyłka jest ewidencjonowana w pliku zbiorczym dla danego oddziału za konkretny miesiąc. Następnie, na koniec miesiąca, osoba raportująca, która rozlicza rozesłane wcześniej listy, otrzymuje kilkanaście formatów plików w różnej konfiguracji. Zmienny czynnik ludzki stanowi ogromne wyzwanie dla automatyzacji. Rozwiązaniem okazało się wprowadzenie jednakowego formatu dla wszystkich oddziałów, co spowodowało przyśpieszenie procesu i poprawę jakości danych. Kolejny krok to pytanie, czy wszystkie czynności w procesie są niezbędne, czy proces powinien przejść przez etap optymalizacji.

Optymalizacja

Kluczowymi celami analiz są: zapoznanie się z procesem biznesowym, otrzymanie informacji o zakresie prac algorytmu opierających się na obserwacji stanowiska pracy oraz o czynności wykonywanych w systemach dziedzinowych. Kolejne kroki procesu zostają opomiarowane i są wykorzystywane na kolejnych etapach do wskazywania optymalizacji i wartości biznesowych projektu. Od takich działań rozpoczyna się wprowadzenie zmian w organizacji, ponieważ pozwalają na jej wydajniejsze (maksymalizacja zysków) i efektywniejsze (zysk/koszt) prowadzenie. Wprowadzone optymalizacje mogą zostać sprawdzone przez kalkulacje ROI (return on investment) przed wdrożeniem robotów do firmy i po nim. Wprowadzone optymalizacje nie zawsze muszą wiązać się z kosztami – mogą poprawiać płynność procesu poprzez uwolnienie zasobów ludzkich czy maszyn. Jako przykład przytoczę proces wyciągów bankowych, w którym ponad 85 proc. czynności zostało przeniesionych na pracę robota (rys. 2 przedstawia schemat działania algorytmu RPA). Czynności, które pozostają w gestii pracownika, to odebranie raportu i wprowadzenie z wyciągu tych pozycji, których nie mógł zaksięgować robot. Dzięki takiemu podejściu optymalizujemy terminowość księgowania pozycji oraz wspieramy budowanie wiedzy eksperckiej wśród pracowników.

Podsumowanie

Osoby decydujące o wprowadzeniu robotyzacji w organizacjach powinny mieć świadomość tego, że przekaz wiedzy o danym procesie ma kluczowe znaczenie i determinuje jego finalną funkcjonalność po zautomatyzowaniu. Podczas spotkań omawiających dany proces warto spojrzeć trochę szerzej na dany etap lub cały proces. Takie holistyczne podejście pomaga dostrzec, jakie konsekwencje mogą mieć dane czynności, gdy wykona je za nas robot.

Za przykład tego podejścia może posłużyć proces, podczas którego część danych była usuwana, ponieważ osoby wykonujące zadanie nie miały odpowiednich uprawnień do ich sprawdzania, co generowało dodatkowe koszty. Proces docelowy tak zaprojektowano, aby wcześniej usuwane dane zostały sprawdzone przez odpowiednie jednostki. Dzięki temu powstał dodatkowy krok w procesie i algorytmie robota, jak również zostały zredukowane koszty dla organizacji. W obliczu takich przykładów nasuwa się wniosek, że nawet nieskomplikowane, „proste” procesy, które nie wymagają zaangażowania dużych zespołów, mogą finalnie wymagać większych zasobów. Dlatego tak ważne jest opisywanie procesów i sprawdzenie, czy dane czynności są poprawnie wykonywane.

Favorites Print

Also check

On-line only no. 22/2020

Wybór systemu WMS w czterech krokach

MC_67_79.jpg

Wybór właściwego systemu klasy WMS jest trudnym i czasochłonnym zadaniem. Błędny wybór może spowodować, że cele firmy nie zostaną zrealizowane, a koszty przekroczą potencjalne korzyści.

Read more
On-line only no. 22/2020

Marketing Automation w e‑sprzedaży – czy automatyzacja załatwia wszystko?

Coraz bardziej popularna automatyzacja procesów staje się orężem również w rękach marketerów. Dobrze wykorzystana, pozwala uratować porzucone koszyki zakupowe, wpłynąć na sprzedaż w okresach spadku popytu, zwiększyć efektywność promocji czy budować dobre relacje z klientem. Jak wszystko ma ona jednak swoje granice. Dlatego również w działalności e-commerce są obszary, które nie zawsze warto automatyzować.

Read more

Czego boją się przedsiębiorcy? Nowoczesne narzędzia w prowadzeniu firmy vs. dotychczasowe rozwiązania

INFO_22_51.jpg

Trudno powiedzieć, co zapewnia firmie sukces – znacznie łatwiej wskazać, co zwykle przyczynia się do jej porażki. Błędne decyzje finansowe, nieudolne zarządzanie, opieranie się na utartych schematach to ledwie wierzchołek góry lodowej. Przedsiębiorcy wiedzą o tym doskonale – zapytani o przepis na porażkę, wskazują lenistwo, brak elastyczności i komunikacji. Skoro jednak wszyscy zgadzamy się, że kluczem do zwycięstwa jest to, by świadomie i z planem przeć do przodu, to dlaczego wciąż w naszych firmach królują niewydajne rozwiązania?

Read more

Current issue

Go to

Partners

Advertisement