Tabele – formatowanie liczb

Tylko on-line nr 17/2019

Tabele są podstawowym narzędziem w Excelu. Bez nich nie uda się żadne zestawienie ani analiza. Wszystko jedno, czy pracuje się w obszarze controllingu, finansów czy rachunkowości, dane zawsze układa się w tabelach. Warto zatem poświęcić kilka chwil, aby dane prezentowane w tabeli były przejrzyste i czytelne. Pierwszym krokiem jest odpowiednie sformatowanie liczb, które są podstawą każdej tabeli.

Tabele – formatowanie liczb

Zapewne większości czytelników nie trzeba tłumaczyć, że dane liczbowe, które wpisuje się do Excela, powinny składać się jedynie z cyfr i nie powinny zawierać żadnych kropek, myślników czy słów, takich jak np. nazwa waluty. (Wyjątkiem będą np. kropki oddzielające liczby dziesiętne w wersji angielskiej Excela czy myślniki przy wpisywaniu daty itp.).

Warto pamiętać, że Excel potrafi przedstawić wpisaną liczbę w różny sposób. To pozwala wygodnie dopasować prezentowane dane na potrzeby przygotowywanej analizy.

Excel umożliwia korzystanie z wielu formatów:

  1. Ogólne – domyślny format liczb stosowany w programie Excel przy wpisywaniu liczb. Wyświetla liczby tak, jak zostały wpisane. Gdy komórka jest zbyt wąska, by wyświetlić całą wpisaną liczbę, format ten spowoduje zaokrąglenie miejsc dziesiętnych (do tylu, ile można wyświelić przy danej szerokości komórki). Jeśli jednak komórka nie jest wystarczająo szeroka, aby można w niej było wyświetlić całą liczbę, Excel pokaże zamiast liczby znaki # lub zastosuje zapis naukowy (wykładniczy), np. zamiast pokazać 100 000 pokaże „1E+05”.
  2. Liczbowe – format używany do wyświetlania liczb. Pozwala ustalić ilość miejsc dziesiętnych, sposób wyświetlania liczb ujemnych, a także umożliwia wybór wyświetlania z separatorem tysięcy.
  3. Walutowe – format używany do wyświetlenia liczb reprezentujących wartości pieniężne w wybranej walucie.
  4. Księgowe – ten format również jest przeznaczony dla wartości pieniężnych, ale powoduje wyrównanie symboli waluty i separatorów dziesiętnych liczb w kolumnie.
  5. Data – ten format służy do wyświetlania liczb kolejnych dat i godzin jako wartości dat, zgodnie z określonym typem i ustawieniami regionalnymi. Warto pamiętać, że datę należy wpisywać do komórki jako rok-miesiąc-dzień, oddzielając liczby myślnikami, np. 2018-10-31. Wpisana w ten sposób liczba zostanie od razu rozpoznana jako data: 31 (października) 2018 roku.
  6. Czas – ten format służy do wyświetlania liczb kolejnych dat i godzin jako wartości godzin zgodnie z określonym typem i ustawieniami regionalnymi. Tego formatu można używać do przedstawiania samych godzin czy minut, bez podawania dokładnej daty.
  7. Procentowe – zastosowanie tego formatu powoduje pomnożenie wartości komórki przez 100 i wyświetlenie wyniku z symbolem procentu (%). W tym formacie można określić liczbę używanych miejsc dziesiętnych.
  8. Ułamkowe – w tym formacie liczba jest wyświetlana jako ułamek zgodnie z wybranym typem ułamka.
  9. Naukowe – w tym formacie liczby są wyświetlane w notacji wykładniczej, to znaczy z członem E+n, gdzie E (skrót od ang. exponent – wykładnik) oznacza pomnożenie wyświetlanej przed tym znakiem liczby przez 10 do potęgi n. Na przykład format Naukowe z dwoma miejscami dziesiętnymi powoduje wyświetlenie liczby 12 345 678 901 jako 1,23E+10, co oznacza 1,23 razy 10 do potęgi 10. W tym formacie można określić liczbę używanych miejsc dziesiętnych.
  10. Tekstowe – w tym formacie zawartość komórki jak traktowana jak tekst i wyświetlana dokładnie tak, jak została wpisana, nawet jeśli wpisane są liczby. Jeśli chcemy wyświetlić dane, które wyglądają jak liczby, ale np. zaczynają się od zer – np. jakieś numery ewidencyjne, trzeba użyć formatu tekstowego, żeby Excel nie pominął zer początkowych. (Podobny efekt osiągniemy, jeśli taki numer poprzedzimy znakiem apostrofu).
  11. Specjalne – ten format pozwala wyświetlić liczbę jako kod pocztowy, numer telefonu, numer PESEL czy NIP.
  12. Niestandardowe – ten format umożliwia modyfikowanie istniejącego formatu lub tworzenie własnego kodu. Można go użyć do utworzenia niestandardowego formatu liczb, który zostaje dodany do listy kodów liczb. Zależnie od wersji językowej programu Excel zainstalowanej na komputerze można dodać od 200 do 250 niestandardowych formatów liczb.

Pozostałe 65% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Źródło: Controlling i Rachunkowość Zarządcza nr 12/2018

Ulubione Drukuj

Zobacz również

Scenariusze oszustw w ekosystemie „kup teraz – zapłać później”. Mechanizmy obrony

Scenariusze oszustw w ekosystemie „kup teraz – zapłać później”. Mechanizmy obrony

Sektor bankowości przeszedł w ostatniej dekadzie ogromną transformację, z jej ogromnym przyśpieszeniem spowodowanym pandemią. Konsumenci coraz częściej skłaniają się ku podejmowaniu decyzji finansowych bez konieczności odwiedzania oddziałów czy wykorzystywania aplikacji bankowych. Usługi „kup teraz – zapłać później” (KTZP) reprezentują tę transformację w obszarze płatności i gwałtownie się rozwijają.

Czytaj więcej

Jak zaprojektować system alokacji kosztów, który będzie dostarczał wartość dodaną do systemu informacji zarządczej?

Jak zaprojektować system alokacji kosztów, który będzie dostarczał wartość dodaną do systemu informacji zarządczej?

Wpisując w popularnej wyszukiwarce internetowej hasło „alokacja kosztów”, możemy mieć 90-procentową pewność, że artykuł zacznie się od słów opisujących alokację kosztów jako proces identyfikowania i przypisywania kosztów usług niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej lub innego rodzaju podmiotu. W przeciwieństwie do oceny kosztów – alokacja jest mniej związana z faktyczną kwotą kosztu, a bardziej dotyczy alokacji lub przypisania kosztu do właściwej jednostki w organizacji. Z tej perspektywy alokację kosztów można postrzegać jako narzędzie, które pomaga efektywniej śledzić wszystkie koszty związane z bieżącą operacją, ponieważ każdy koszt jest powiązany z konkretnymi działami lub grupami działów w organizacji. Taka analiza z kolei prowadzi do możliwości weryfikacji procesu i dostarczenia wartości dodanej w zarządzaniu naszym przedsiębiorstwem. Żeby jednak tak się stało, całość musi być spójna, a system alokacji kosztów tak zaplanowany, by był zbieżny z celami organizacji.

Czytaj więcej

Przejdź do

Partnerzy

Reklama

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.