Sposoby na zabezpieczenie dokumentów, zanim udostępnimy je innym pracownikom

INFO_9_strona_13.jpg

W firmie zawsze używa się dokumentów, które mogą być edytowane przez kilka osób. Kopię pliku można wysyłać mailem do poszczególnych osób, ale połączenie tych danych w jeden plik pochłonie trochę czasu. Można wysyłać po kolei do poszczególnych osób, ale czas zebrania danych w ten sposób znacznie się wydłuża. Najlepszą metodą będzie udostępnienie takiego pliku na dysku sieciowym i poprzez odpowiednie jego zabezpieczenie udostępnienie go właściwym osobom do edycji. W artykule zostanie poruszonych kilka sposobów na ochronę pliku przed edycją, jaką daje MS Excel.

Opis przypadku i przygotowanie danych

Załóżmy, że jesteśmy pracownikiem działu logistyki i chcemy zebrać zamówienia na materiały biurowe od działów firmy. Przykładowo możemy to zrobić za pomocą szablonu, jaki znajduje się na rysunku 1. Zawiera on listę najczęściej zamawianych materiałów biurowych w naszej firmie. Dla każdego z nich określona jest jednostka zamówienia oraz każdy dział może zdefiniować, ile sztuk danego produktu chce zamówić na dany kwartał (można też takie zamówienia zbierać na każdy miesiąc osobno). Wszystko jest zebrane w tabeli, gdzie ostatnią kolumną jest suma zamówień dla każdego elementu. Dla każdego kwartału (lub miesiąca) jest osobny arkusz zawierający taką samą tabelę.

Plik zabezpieczymy przed niepowołaną edycją w taki sposób, że dany dział będzie widział zamówienia innych działów, ale będzie mógł modyfikować kolumnę z zamówieniem tylko dla swojego działu. Plik jest cały czas dostępny na dysku sieciowym firmy, więc na bieżąco każdy dział będzie mógł uzupełniać swoje zamówienie na dany kwartał/miesiąc do wyznaczonego w arkuszu terminu.

Po tym terminie zablokujemy edycję konkretnego zamówienia i na podstawie danego arkusza będziemy składać zbiorcze zamówienie. Dla wyliczania konkretnych kwot za poszczególne elementy lub dopisywanie dodatkowych produktów, nieuwzględnionych na podstawowej liście (a przekazanych inną drogą, np. mailową), możemy posłużyć się osobnym arkuszem, który ukryjemy przed innymi.

Dodatkowo podczas otwierania pliku będziemy prosili o podanie hasła. W przykładzie będziemy korzystali z testowego hasła „test”.

Zabezpieczenie przed odczytem i/lub edycją całego pliku

Jeżeli chcemy, aby plik przed otwarciem był zabezpieczony hasłem, to podczas zapisywania takiego pliku musimy to hasło zdefiniować. Robimy to poprzez wybranie opcji Narzędzia > Ogólne opcje (rysunek 2) i w polu Hasło ochrony przed otwarciem (rysunek 3) wpisujemy hasło. W tym samym miejscu od razu możemy podać hasło chroniące plik przez zapisem zmian. Przy zatwierdzaniu zmian, po wciśnięciu OK, aplikacja poprosi nas o potwierdzenie i wpisanie haseł ponownie.

Dostęp możliwy dla zalogowanych użytkowników serwisu. Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę
Załączniki do artykułu
Drukuj

Zobacz również

Archiwum